Pracuj zawsze dla kogoś

Gdy robisz coś w Excelu, zazwyczaj robisz to tak, aby mogły z tego skorzystać inne osoby. Na przykład koledzy z zespołu, pełnomocniczka kontrahenta, księgowy klienta...

A nawet jeśli robisz to tylko dla siebie, nie szkodzi. Postępuj tak, jak gdybyś ty z przyszłości (no bo może wrócisz do tego skoroszytu za kilka miesięcy) był inną osobą. Skądinąd, czyż nie tak właśnie z nami jest?

Wyobraź sobie więc, że inna osoba (np. ty sam z przyszłości) będzie chciała sprawdzić w jaki sposób obliczyłeś pewne wartości.

=(L10+F13)/2

Taki zapis formuły nie uniemożliwia ustalenia „co autor miał na myśli”, ale nieco utrudnia. A teraz wyobraź sobie, że arkusz jest całkiem rozległy, a formuł do sprawdzenia jest wiele i nie są tak proste jak ta wyżej.

Jak więc uczynić formułę bardziej czytelną?

Tak:

=(wycena+wart_bilansowa)/2

To jest ta sama formuła, ale z użyciem nazw zdefiniowanych.

Jak się tworzy nazwy zdefiniowane?

Bardzo łatwo. Wystarczy stanąć na danej komórce i kliknąć w pole nazwy.

Pole nazwy możesz edytować po kliknięciu w nie myszą albo po wciśnięciu kombinacji Alt+F3.

A co jeśli po jakimś czasie chcesz zmienić nazwę?

W tym celu użyj menadżera nazw na karcie formuły. Możesz go też otworzyć kombinacją ctrl+F3.

Po zmianie nazwy Excel nie tylko przypisze nową nazwę do danej komórki, ale i podmieni nazwę w tych formułach, w których już została zastosowana.

Nazwy zdefiniowane – wygoda

Gdy piszesz formułę i chcesz w danym jej miejscu wstawić zmienną, która ma nazwę, wystarczy zacząć ją wpisywać i edytor sam podpowiada nazwy (w tym nazwy funkcji). Wybór z listy rozwijanej zatwierdzasz podwójnym kliknięciem albo klawiszem Tab.

Nazwa zdefiniowana działa jak odwołanie bezwzględne, czyli adres komórki „zablokowany dolarkami”.

Uwaga: jeśli jest otwartych kilka skoroszytów to program przy wprowadzaniu formuły podpowiada nazwy zdefiniowane dostępne we wszystkich otwartych w danej chwili skoroszytach.

Aby przejść do komórki zawierającej daną nazwę wciśnij F5 i wybierz z listy nazw zdefiniowanych i nazw tabel.

Więcej argumentów za stosowaniem nazw zdefiniowanych

Używając nazw zdefiniowanych udowadniasz, że jesteś nastawiony na potrzeby innych osób. Dlaczego?

Otóż Excel to takie uproszczone środowisko programistyczne. Pisząc formuły tak naprawdę programujesz.

Zaskoczony? A przecież działa to na tych samych zasadach, co w innych środowiskach. Komórki arkusza to przecież nic innego jak przedstawione w formie tabeli zmienne, a ich adresy to nic innego jak nazwy zmiennych. Duży arkusz (podobnie jak długi kod) powinien być zaś czytelny. Co komu po takich nazwach zmiennych jak L13 albo G88?

Jeśli więc tworzysz arkusz do symulacji wariantów jakiejś transakcji, rozważ proszę, że twój schemat symulacji (czyli tak naprawdę kod programu) niekoniecznie jest idealny i uniwersalny. Ktoś kiedyś może chcieć go zmienić, zaprogramować inne formuły. A może ulepszyć, dodać coś od siebie? Albo po prostu skontrolować. W każdym przypadku najpierw ta osoba musi zrozumieć: co ty miałeś na myśli. Na przykład – z jakich to składników lub czynników uzyskałeś ilość udziałów, które powstaną po podwyższeniu kapitału spółki. Na pewno bardziej to ułatwią czytelne formuły z nazwami zdefiniowanymi, zamiast z adresami jakichś odległych komórek.

Wskazówka: osobny arkusz do definiowania nazw

W skoroszytach, które mogą podlegać późniejszym licznym przebudowom, zwłaszcza polegającym na duplikowaniu arkuszy, warto od razu założyć osobny arkusz, który z założenia nie będzie podlegał duplikowaniu, a w którym będą przechowywane nazwy zdefiniowane. Dlatego, że zduplikowanie arkusza, w którym są nazwy zdefiniowane, spowoduje duplikacje także tych nazw. W arkuszu wzorcowym będzie nazwa, której zakresem zastosowania może być cały skoroszyt, a w arkuszu utworzonym przez kopiowanie będzie nazwa, której zakresem zastosowania będzie tylko ten arkusz. Obie będą jednobrzmiące. To może wywołać bałagan i niepotrzebne zamieszanie przy przeglądzie nazw zdefiniowanych i zarządzaniu nimi. Dobrą praktyką będzie zatem utworzenie specjalnego arkusza, w którym będą przechowywane nazwy zdefiniowane.